tài liệu văn phòng

Làm gì để bảo mật thông tin khi chuyển văn phòng

Khi chuyển văn phòng nhiều công ty lo lắng lộ bí mật công ty, lộ tài liệu quan trọng. Vì trong nhân lực vận chuyển không chỉ có nhân viên của công ty bạn mà còn có cả đơn vị chuyển văn phòng trọn gói. Nếu bạn là công ty lớn cần giữ bí mật nhiều thông tin mà để người ngoài biết được có thể sẽ mang lại rắc rối.

Chuyển văn phòng vốn không phải công việc dễ dàng gì đối với các doanh nghiệp. Sự khó khăn đó không chỉ là thay đổi môi trường làm việc, vận chuyển đồ đạc… mà còn giữ bí mật thông tin khi chuyển. Tuy nhiên chỉ cần ứng dụng một số mẹo nhỏ sau đây, bạn hoàn toàn yên tâm khi chuyển tài liệu đồ đạc đến địa điểm mới.

Với nhân viên bên dịch vụ bạn không hề quen biết họ nên không thể hoàn toàn tin tưởng giao cho họ những tài liệu quan trọng của công ty. Không những thế, trường hợp trong lúc chuyển văn phòng đông đúc, lộn xộn kẻ xấu trà trộn vào với mục đích ăn cắp có thể xảy ra. Gây nên những hậu quả nghiêm trọng cho công ty của bạn. Hay đơn giản hơn, chỉ là bạn không cẩn thận đánh mất tài liệu trong quá trình vận chuyển và tài liệu này rất dễ bị phát tán ra bên ngoài.

tài liệu văn phòng

Để giải quyết & hạn chế tình trạng này, bạn hãy lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng của những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm thương hiệu lâu năm và tính trách nhiệm cao. Những đơn vị này sẽ có hợp đồng rõ ràng với bạn, sẽ có những biện pháp tối ưu nhất đảm bảo an toàn cho đồ đạc, hoàn thành công việc chuyển văn phòng một cách an toàn nhất.

Bạn nên lưu ý những tài liệu quan trọng cần được đóng gói riêng vào một thùng, sử dụng băng dính cố định chặt miệng thùng và niêm phong chúng lại. Ngay khi đến văn phòng mới, phải tiến hành kiểm tra xem chúng còn nguyên hiện trạng không. Tránh trường hợp mất mát hay thiếu tài liệu cần thiết.

Với máy tính phải cài đặt mật khẩu để đảm bảo chắc chắn không có một ai có thể ăn cắp dữ liệu trong máy tính của bạn. Với những file tài liệu có tính quan trọng cũng nên để mật khẩu riêng để tính bảo mật cao hơn. Mặc dù có sự giám sát đối với bên chuyển văn phòng nhưng những tài liệu giấy bạn cần phải tự vận chuyển còn máy tính, đồ điện tử hãy giám sát chặt chẽ. Kiểm tra số lượng trước khi rời văn phòng cũ và khi đến văn phòng mới cũng tiến hành kiểm tra lại xem có đúng có đầy đủ hay không.

Bằng một số mẹo nhỏ trên, công việc chuyển trụ sở công ty của bạn sẽ không bao giờ khiến bạn phải lo lắng về việc mất cắp tài liệu. Chúc các bạn vận chuyển thuận lợi nhé!

Xem thêm >> Vận tải Thành Hưng – Đâu là địa chỉ chính hãng?