Để mọi công việc diễn ra thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt, nhất là đối với việc chuyển văn phòng mới. Nếu quá trình chuyển văn phòng diễn ra hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí cho việc thay đổi địa điểm này. Hơn nữa công ty bạn cũng có thể nhanh chóng trở lại với công việc khi vừa chuyển sang văn phòng mới.
Bằng kinh nghiệm chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng trọn gói nhiều năm, Thành Hưng xin chia sẻ cho bạn những công việc, dụng cụ cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng để bạn có thể chuẩn bị trước. Khi thực hiện quá trình chuyển văn phòng bạn cần chuẩn bị kế hoạch và những vật dụng như sau:
Kế hoạch chuyển văn phòng
Bất kể là công việc gì khi có kế hoạch cụ thể bạn sẽ dễ dàng thực hiện, trong việc chuyển văn phòng cũng vậy. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết bạn sẽ biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất. Mỗi nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần có phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện.
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Bạn sẽ chuyển văn phòng vào thời gian nào? Nên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào ngày làm việc thường ngày thì bạn cần sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty.
Chuẩn bị bản đồ điểm đến văn phòng mới
Khi đã xác định được vị trí văn phòng mới chuyển đến, bạn hãy nhanh chóng xác định quãng đường cần di chuyển sao cho ngắn nhất. Việc xác định trước các tuyến đường sẽ giúp bạn di chuyển nhanh hơn, tránh đi sai đường. Bạn cũng cần phổ biến cho nhân viên biết vị trí mới để họ có thể chủ động chuyển đồ và xác định khung đường mới đến công ty sao cho hợp lý.
Chuẩn bị vật dụng chuyển dọn
Thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi bạn có kế hoạch chuyển văn phòng, một vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn cần chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, phòng ban, để từng cá nhân tự sắp xếp đồ dùng tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Mỗi trang thiết bị hay các đồ dùng cần vận chuyển bạn cũng nên chuẩn bị thùng carton đóng gói để tránh va đập khi di chuyển.
Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm báo, mút xốp, băng keo để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn. Bạn có thể giao việc này cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân, nhân viên phòng sẽ chủ động chuẩn bị và phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.
Chuẩn bị chi phí cho việc chuyển văn phòng
Sau khi bạn đã lên được kế hoạch cho việc chuyển văn phòng, dựa vào bản kế hoạch đó bạn hãy xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Bạn có thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí. Bạn hãy chuẩn bị thêm khoản chi phí có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi.
Với một số lưu ý trên hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc chuyển văn phòng đến vị trí mới. Bạn cũng có thể tham khảo thêm những kinh nghiệm chuyển dọn ở một số bài viết khác của Thành Hưng tại https://thanhhunggroup.com
Xem Thêm >> Cách phân công nhân viên hỗ trợ khi chuyển văn phòng
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa