Giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa là một thủ tục không thể thiếu khi chuyển hàng. Đây cũng là cơ sở để chứng minh hàng hóa sẽ được gửi đến người nhận một cách an toàn. Hãy cùng tìm hiểu thêm về những loại giấy tờ cần thiết nhé!
Giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa là gì?
Giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa là hóa đơn để chứng minh nguồn gốc thông tin hàng hóa. Khi đó, bạn có thể yên tâm rằng hàng hóa đã được đơn vị giao nhận chuyển đi và đến tay người nhận đúng thời gian. Loại giấy này cũng giống như hóa đơn bình thường, cũng có những thông tin về hàng hóa và cước phí.
Các loại giấy tờ cần có khi vận chuyển hàng hóa
Khi gửi hàng hóa theo đường chuyển phát nhanh thì giấy tờ (vận đơn) thường được đính kèm lên thùng hàng. Bạn cần giữ kỹ những loại hóa đơn giấy tờ để khi không may xảy ra rủi ro thì có thể đối chiếu được. Dưới đây là một số loại giấy tờ vận chuyển mà bạn cần có.
Biên bản giao nhận
Biên bản giao nhận còn được gọi với cái tên phổ biến là vận đơn hàng hóa. Khi vận chuyển các hàng hóa trong nước thì bạn phải có đầy đủ vận đơn cho món hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ dựa vào đó để xác nhận quy trình giao nhận đối với khách hàng, người nhận.
Khi bạn hoàn tất thủ tục gửi hàng, bên vận chuyển sẽ tiếp nhận xử lý và gửi mã vận đơn cho bạn. Người gửi có thể dựa vào mã vận đơn này để tra cứu tình trạng hàng hóa nhanh chóng. Đặc biệt khi hàng hóa xảy ra sự cố thì đây sẽ là căn cứ để bạn cũng như bên vận chuyển làm việc với nhau.
Giấy tờ hóa đơn
Hóa đơn và cả hóa đơn VAT luôn là loại chứng từ cần có trong mỗi chuyến hàng. Người gửi thường sử dụng loại hóa đơn này nhằm mục đích xác minh thông tin với bên vận chuyển. Ngay cả trong trường hợp nếu xảy ra trục trặc cũng sẽ hạn chế được phiền phức.
Thêm vào đó, những tờ hóa đơn sẽ được dùng để kê khai chi phí vận chuyển nên bạn phải bảo quản kỹ. Những loại giấy tờ sẽ giúp bạn đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của mình khi chuyển hàng.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho thường dành cho những hàng hóa được chuyển đi từ kho hàng nội bộ. Giấy tờ sẽ giúp người quản kho thống kê và biết được hàng hóa đã ra kho. Nhờ đó việc hạch toán hàng hóa cũng bớt đi những khâu thủ tục mất thời gian.
Để sử dụng phiếu, doanh nghiệp phải đăng ký phát hành giống như với hóa đơn thông thường. Ngoài ra doanh nghiệp cũng phải báo cáo tình hình sử dụng phiếu cho cơ quan thuế. Điều này sẽ giúp công ty, doanh nghiệp không bị công an kinh tế hay thanh tra quản lý thị trường xử phạt.
Hợp đồng vận chuyển
Trong số các loại giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa, các doanh nghiệp lớn cũng phải có hợp đồng rõ ràng. Trong hợp đồng sẽ phải nêu rõ những quy định, thỏa thuận được hai bên gửi và nhận thống nhất. Các bên sẽ dựa vào đó để biết được quyền hạn lẫn trách nhiệm của mình.
Đặc biệt, hợp đồng vận chuyển còn là phương thức để xác lập quan hệ hợp tác lâu dài. Khi có đầy đủ giấy tờ, việc thanh lý hợp đồng cũng được thuận lợi hơn. Nếu muốn quá trình hợp tác diễn ra tốt đẹp thì hãy luôn chuẩn bị kỹ lưỡng loại giấy tờ kể trên.
Giấy xác minh kinh doanh vận tải
Tất cả các đơn vị đang hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển đều phải có Giấy xác minh kinh doanh. Đây là giấy chứng nhận được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền, cho phép doanh nghiệp hoạt động hợp pháp theo đúng luật định.
Để không bị xem là kinh doanh bất hợp pháp, doanh nghiệp nên có những loại giấy tờ như giấy tờ xe, giấy tờ người điều khiển phương tiện, giấy tờ chủ sở hữu phương tiện,… Muốn xin giấy phép thì đơn vị cũng phải hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh trước. Sau đó mới có thể đăng ký dựa trên loại hình kinh doanh hoặc theo nhu cầu của công ty mình.
Giấy đi đường
Tùy từng loại hàng hóa sẽ có những loại giấy tờ riêng theo quy định hiện nay. Mọi loại hoàng hóa đi đường đều phải đính kèm giấy đi đường. Thêm vào đó, giấy đi đường cũng được cấp riêng cho từng loại xe, từng lô hàng để làm chứng từ vận chuyển.
Loại giấy khi tờ vận chuyển hàng hóa này cũng có thể dùng làm giấy ủy quyền ở những chuyến xe chở hàng liên tỉnh. Một số loại hàng hóa đặc biệt còn có thể cần tới hợp đồng mua bán, giấy tờ xuất nhập khẩu,… Nội dung trên giấy bao gồm thông tin về nơi đến, nơi đi, số ngày đi, phương tiện sử dụng,…
Giấy đi đường khá phổ biến và cần thiết để kiểm soát hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Trường hợp không có đủ giấy tờ như đã quy định thì bạn rất có thể sẽ bị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm.
Hoạt động giao nhận trong nước luôn phải có đầy đủ giấy tờ. Kể cả là vận chuyển hàng hay người thì giấy tờ cũng rất quan trọng, là căn cứ xác định hoạt động cũng như trách nhiệm của hai bên. Hiện nay có rất nhiều đơn vị vận chuyển với đa dạng các loại dịch vụ uy tín cho bạn lựa chọn.
Taxi tải Thành Hưng cũng là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tối ưu cho khách hàng. Với nhiều năm kinh nghiệm, đơn vị luôn đảm bảo cho bạn về mặt chi phí, thời gian và cam kết cả về mặt chất lượng. Đảm bảo bạn sẽ có được sự hài lòng tuyệt đối khi trải nghiệm dịch vụ.
Dịch vụ chuyển nhà trọn gói có nhiều ưu điểm, vì vừa giúp người dùng tiết kiệm được thời gian, vừa có thể vận chuyển đồ vật an toàn đến địa chỉ ở mới.
Kết luận
Trên đây đã giới thiệu đến bạn các loại giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa nhất định phải có. Hy vọng thông tin mà chúng tôi mang đến sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách vận chuyển sản phẩm. Hãy liên hệ ngay với taxi tải Thành Hưng để được tư vấn thêm về dịch vụ chuyển hàng kho xưởng, vận chuyển nhà trọn gói nhé!
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa