Mô hình văn phòng đóng là gì? Đây là loại hình văn phòng kín truyền thống, thiết kế linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo sự sang trọng, tối ưu hiệu quả khi làm việc.
Mặc dù các mẫu mô hình mở đang dần trở thành xu thế, nhưng không thể phủ nhận được sự tối ưu của văn phòng đóng, đặc biệt là với các doanh nghiệp đặc thù cần sự tập trung cao cho công việc. Mặc dù vậy, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ những ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này. Dễ dẫn đến việc doanh nghiệp trở nên lúng túng trong việc chọn lựa mẫu văn phòng phù hợp cũng như cách triển khai thiết kế tối ưu công năng, chi phí.
Văn phòng đóng là gì?
Văn phòng đóng còn được gọi mà văn phòng kín. Đúng như tên gọi, đây là mẫu mô hình văn phòng làm việc “đóng kín”. Tức là sẽ phân chia thành nhiều không gian độc lập, riêng việt cho từng phòng ban. Mỗi bộ phận sẽ có một không gian làm việc riêng, không bộ phận nào lẫn với bộ phận nào. Thậm chí, từng nhân viên cũng có không gian riêng để làm việc, đảm bảo sự riêng tư tối đa, yên tĩnh tối đa.
Các đặc trưng cơ bản của văn phòng đóng:
- Không gian làm việc được chia tách thành nhiều phòng riêng biệt.
- Mỗi phòng làm việc đều có thể khóa cửa, khép kín hoàn toàn với bên ngoài.
- Nhân viên làm việc cũng có khu vực riêng.
Văn phòng đóng được thiết kế như thế nào?
Mẫu văn phòng kín là hình thức thiết kế văn phòng làm việc truyền thống trên thế giới. Để có thể thiết kế thành công mô hình này, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch chi tiết về các điều kiện làm việc của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên, được chia thành bao nhiêu phòng ban, mỗi phòng ban có bao nhiêu nhân viên?
- Diện tích tổng thể của văn phòng là bao nhiêu? Có thể chia nhỏ được bao nhiêu phòng làm việc? Có đủ đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên không?
- Những phòng ban nào có thể kết hợp với nhau?
- Khu vực nào cần tách biệt ra khỏi những phòng ban khác…
Sau khi có phương án cụ thể, việc thi công văn phòng đóng cũng sẽ thuận tiện hơn. Thông thường, mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp lớn, có vốn đầu tư cao. Hoặc là những doanh nghiệp có tính chất làm việc đặc thù như ngân hàng, kiểm toán, công ty công nghệ, công ty nghiên cứu… Những công việc này đòi hỏi không gian làm việc riêng tư, các hồ sơ giấy tờ cũng cần sự bảo mật cao nên chọn mô hình đóng kín sẽ tối ưu hơn.
Ưu nhược điểm của mô hình đóng kín
Khi xu thế văn phòng mở ngày càng phổ biến, nhiều người tỏ ra nghi ngờ tính hiệu quả của mô hình văn phòng truyền thống. Trên thực tế, bất cứ thiết kế văn phòng làm việc nào cũng có những ưu nhược điểm nhất định. Với văn phòng kín, sẽ có những ưu điểm và nhược điểm tương ứng:
Ưu điểm của văn phòng phong cách đóng:
- Có tính bảo mật cao, an toàn cho lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Đề cao tính chuyên biệt của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Tạo môi trường làm việc tập trung, cải thiện hiệu suất làm việc, từ đó cũng đảm bảo tăng hiệu suất của toàn công ty.
- An toàn cho sức khỏe nhân viên, hạn chế các bệnh truyền nhiễm.
Nhược điểm của văn phòng phong cách đóng:
- Chi phí xây dựng, bảo dưỡng, vệ sinh cao. Hạn chế trong việc nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc văn phòng.
- Nhân viên ít có sự tương tác lẫn nhau, môi trường làm việc khá cứng nhắc, thiếu đi sự hòa đồng.
- Yêu cầu không gian văn phòng lớn để có thể phân chia các khu vực làm việc riêng biệt.
- Hạn chế trong quản lý nhân viên.
- Văn phòng đóng thường sử dụng ánh sáng nhân tạo, vì vậy cũng ảnh hưởng không nhỏ đến thị lực nhân viên.
So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở: Lựa chọn phù hợp với đặc thù doanh nghiệp
Văn phòng mở là mô hình văn phòng sử dụng không gian làm việc chung, các không gian riêng tư được giảm thiểu tối đa. Các bàn làm việc được bố trí cạnh nhau, các phòng ban gần như không có giới hạn không gian. Tường và vách ngăn được hạn chế tối đa trong xu hướng thiết kế này.
Văn phòng đóng và văn phòng mở đều là mô hình văn phòng phổ biến trên thế giới. Nếu biết cách khai thác, từng mô hình đều sẽ đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất. Vì suy cho cùng, mục đích thiết kế văn phòng chính là để mang đến không gian làm việc thoải mái và thúc đẩy hiệu suất của nhân viên.
Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai loại hình này để có thể cân đối việc áp dụng mô hình nào cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp bạn có hình dung rõ hơn về đặc trưng và sự khác biệt của 2 mô hình:
| Văn phòng đóng | Văn phòng mở | |
| Chi phí xây dựng | Khá cao. Chi phí xây dựng nhiều phòng riêng, vách ngăn, tường, cửa ra vào nhiều… | Chi phí xây dựng thấp vì hạn chế tối đa tường, vách ngăn. Tuy nhiên lại tốn nhiều chi phí trang trí. |
| Chi phí nội thất và thiết bị | Tương đối cao. Thường mỗi phòng làm việc sẽ được trang bị máy in, điều hòa, bàn làm việc… đầy đủ. | Chi phí nội thất thấp hơn, có thể dùng chung các đồ nội thất và trang thiết bị. |
| Nâng cấp và mở rộng | Khó nâng cấp, mở rộng hay tái cấu trúc vì các phòng ban đóng kín, khó điều chỉnh thiết kế | Sử dụng không gian mở rộng rãi nên dễ dàng điều chỉnh, dịch chuyển và bố trí lại theo nhu cầu. |
| Chi phí bảo trì | Tốn nhiều chi phí duy trì, bảo dưỡng định kỳ. | Ít chi phí tu sửa nhưng lại tốn chi phí chăm sóc cây xanh. |
| Môi trường tự nhiên | Ít ánh sáng tự nhiên, có nhiều góc tối, nhiều không gian chết, không khí lưu thông kém. | Dễ dàng tiếp nhận ánh sáng, không khí từ bên ngoài. Môi trường làm việc thoáng đãng, dễ chịu. |
| Số lượng nhân viên/ diện tích mặt bằng | Vì diện tích bị ngăn cách bởi từng phòng nên sẽ hạn chế số lượng nhân viên/ diện tích mặt bằng. | Số lượng nhân viên trên diện tích mặt bằng sẽ được tối đa hóa vì không gian làm việc chung, không bị ngăn cách. |
| Tính bảo mật | Thông tin được bảo mật tốt, lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu an toàn hơn | Do cấu trúc mở nên tính bảo mật không cao |
| Hiệu quả xử lý công việc | Khi cần họp nhanh, họp ngắn giữa các bộ phận sẽ khá bất tiện | Dễ dàng trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban |
| Với nhân viên | Có nơi làm việc kín đáo, riêng biệt, tập trung cao nhưng giảm tương tác với đồng nghiệp, ít được tận hưởng ánh sáng tự nhiên | Thoải mái làm việc, nhưng cũng có thể sẽ làm giảm sự tập trung và dễ mắc bệnh lây qua không khí. |
| Với doanh nghiệp | Kỷ luật tốt, ổn định cho nhân viên tập trung làm việc, cấu trúc phòng ban rõ ràng, chuyên nghiệp, quy củ | Tạo nên bộ mặt doanh nghiệp hiện đại, nhưng lại khó đảm bảo kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên. |
Chi phí xây dựng văn phòng đóng cao hay thấp?
Chi phí xây dựng văn phòng kín khá cao. Nguyên nhân là vì phải phân chia thành nhiều phòng ban. Từng phòng ban đều cần trang thiết bị, bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ… Việc sử dụng nhiều hệ tường, vách ngăn, cửa.. cũng tốn chi phí không nhỏ. Chi phí sẽ phụ thuộc vào diện tích tổng thể, số lượng phòng ban, chất lượng nguyên vật liệu sử dụng.
Chính vì vậy, mô hình văn phòng này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nguồn tài chính ổn định. Hoặc tùy theo đặc thù công việc, có thể kết hợp giữa mô hình đóng – mở, tạo thành hình thức văn phòng hỗn hợp đa chức năng.
Văn phòng đóng áp dụng cho diện tích bao nhiêu? Diện tích nhỏ thiết kế văn phòng đóng thế nào?
Muốn biết được văn phòng đóng áp dụng được cho diện tích bao nhiêu, cần phải nhận định chính xác nhu cầu làm việc của doanh nghiệp. Tốt nhất, phải tính toán diện tích dựa trên số lượng nhân viên:
- Mức tiêu chuẩn: 7-10m2/ người. Ví dụ doanh nghiệp có 100 nhân viên thì cần văn phòng tổng diện tích từ 700 – 1000m2
- Mức trung bình: 5 – 6m2/ người, tương đương tổng diện tích khoảng 500m2/100 nhân sự
- Mức tiết kiệm : 3-4m2/người, tương đương 300m2/100 nhân sự
Diện tích nhỏ hay lớn đều có thể thiết kế văn phòng đóng. Tuy nhiên, cần tính toán lượng nhân sự trong từng phòng chức năng có đảm bảo tối ưu hay không. Nếu phòng làm việc quá nhỏ mà lại nhiều nhân viên thì sẽ rất khó để làm việc thoải mái.
Với những văn phòng diện tích nhỏ hơn 40m2, có thể cân nhắc chỉ làm 1 phòng giám đốc hoặc phòng họp. Còn lại có thể bố trí không gian làm việc riêng biệt cho từng bộ phận, không nên xây quá nhiều tường ngăn sẽ khiến không gian bí bách, u tối mang lại cảm giác mệt mỏi, uể oải cho người sử dụng.
Một số mẫu văn phòng tối ưu, hiện đại
Trên đây là một vài thông tin về văn phòng đóng và những ưu nhược điểm cụ thể của mô hình này. Hy vọng bài viết có nội dung hữu ích, giúp chủ doanh nghiệp có được sự chọn lựa phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa