Chuyển văn phòng có đơn giản như chuyển nhà hay không? Có rất nhiều người nghĩ rằng, việc di chuyển văn phòng đến địa điểm mới tương tự như di dời nhà ở. Bởi nếu chưa từng thực hiện thì họ có chung một khái niệm là chỉ di chuyển tài sản từ nơi này đến nơi khác. Tuy nhiên, chuyển dọn văn phòng vốn dĩ phức tạp và khó khăn hơn rất nhiều vì đòi hỏi phải có chuyên môn đặc biệt hơn so với chuyển dọn nhà cửa đơn thuần.
Hiện tại ở các thành phố lớn có đến hàng trăm ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ, và có thể một phần trong số họ sẽ tìm cách chuyển đến các vị trí mới vào một thời điểm nào đó trong tương lai.
Để việc chuyển văn phòng thành công, thì phải có sự kết hợp dựa trên nhiều yếu tố. Từ việc phối hợp lịch trình hoạt động hằng ngày của công ty và khách hàng, đối tác đến xử lý các thiết bị công nghệ chuyên dụng, lên kế hoạch chuyển dọn từng phòng ban. Đó là lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp sẽ tính đến việc thuê một đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng uy tín chứ không phải là tự mình chuyển dọn.
Phải có kế hoạch chi tiết và tối ưu cho công việc chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng có đơn giản như chuyển nhà hay không? Chuyển dọn nhà có vẻ khá đơn giản vì nó chủ yếu liên quan đến việc vận chuyển đồ đạc tài sản từ nhà này sang nhà khác. Đây là một hoạt động vận chuyển quy mô nhỏ so với chuyển văn phòng, bởi nó đòi hỏi phải có bản kế hoạch chi tiết và khá nhiều vật liệu, dụng cụ chuyên ngành để thực hiện.
Do việc chuyển văn phòng có thể ảnh hưởng nhất định đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là nguồn thu, vì thế chủ doanh nghiệp cần phải chọn một ngày thích hợp để hạn chế thời gian đóng cửa ở mức thấp nhất.
Phải có quy chuẩn nghiêm ngặt khi vận chuyển tài liệu của công ty
Không giống như việc chuyển nhà, việc di dời văn phòng bao gồm việc vận chuyển các thiết bị và tài liệu chứa đựng thông tin quan trọng của công ty như báo cáo tài chính, hồ sơ khách hàng, giấy tờ pháp lý hay tài khoản nội bộ doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thiết bị công nghệ lưu trữ dữ liệu có giá trị.
Bảo mật thông tin là điều tuyệt đối phải làm và phải là một trong những ưu tiên hàng đầu để có được quá trình chuyển dọn văn phòng thành công. Tất nhiên, điều này dễ dàng đạt được khi thuê một đơn vị chuyển dọn chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn cao như dịch vụ chuyển văn phòng Thành Hưng.
Vận chuyển các thiết bị điện tử phức tạp và đắt tiền
Trong khi việc chuyển nhà có thể liên quan đến vận chuyển laptop, máy tính cá nhân, các thiết bị tivi, tủ lạnh gia dụng… thì việc chuyển văn phòng có thể bao gồm hàng loạt các thiết bị điện tử khá phức tạp. Từ máy in, máy fax, hệ thống máy tính nhân viên cho đến điều hòa, tủ lạnh, máy phát điện, hệ thống mạng máy tính…
Nhân viên của doanh nghiệp dựa vào những thiết bị đó để thực hiện các hoạt động thiết yếu, vậy nên người phụ trách vận chuyển mảng này phải thật sự có chuyên môn cao và thực hiện một cách nhẹ nhàng, cẩn thận. Rõ ràng, việc di dời văn phòng đòi hỏi nhiều nỗ lực cũng như trình độ cao hơn so với tiêu chuẩn của việc chuyển dọn nhà cửa.
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa