Kinh nghiệm chuyển văn phòng bạn cần biết là những gì? Bạn và công ty bạn đang muốn chuyển địa điểm văn phòng làm việc. Tuy nhiên bạn chưa biết phải làm sao với khối lượng đồ đạc lớn, gây khó khăn trong quá trình tháo lắp, di chuyển đến văn phòng mới. Trong tình huống này, nếu bạn có kế hoạch di chuyển rõ ràng, chi tiết thì việc chuyển văn phòng mới sẽ trở nên rất thuận lợi.
Thành Hưng với hơn 27 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng mà bạn nên biết. Những kinh nghiệm này sẽ giúp bạn từ nay không còn lo lắng và tự tin sắp xếp công việc chuyển văn phòng sao cho thật chu toàn.
Tìm địa điểm văn phòng mới
Văn phòng làm việc được coi là bộ não của tổ chức, là khu vực trung tâm, nơi thực hiện các hoạt động khác nhau của một tổ chức kinh doanh. Vì vậy, kinh nghiệm chuyển văn phòng ở đây là bạn nên chọn những nơi có địa hình thông thoáng, giao thông đi lại thuận tiện, an ninh khu vực cao nhằm đảm bảo tài sản cũng như xe cộ cho cán bộ công nhân viên và khách hàng. Ngoài ra, các vấn đề như diện tích văn phòng, tiện ích xung quanh, thang máy,… cũng cần phải được chú trọng nhằm tạo môi trường làm việc thoải mái cho người lao động.
Sau khi tìm được vị trí phù hợp với yêu cầu công ty đặt ra, bạn nên tham khảo thêm ý kiến của cán bộ nhân viên và các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định quan trọng này, vì thay đổi trụ sở cũng ảnh hưởng tới mỗi cá nhân trong công ty.
Cuối cùng, khi đã tham khảo ý kiến và tìm được địa điểm phù hợp, bạn cần đến văn phòng mới dọn dẹp sạch sẽ; thiết kế, sắp xếp và lắp đặt các trang thiết bị đầy đủ, mua sắm những vật dụng cần thiết và hẹn lịch chuyển dọn.
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Việc lên kế hoạch chuyển văn phòng là vô cùng cần thiết, sẽ giúp bạn dự trù được chi phí và thời gian cần bỏ ra cho quá trình chuyển văn phòng. Vậy một bản kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể cần có:
– Xác định thời gian chuyển văn phòng: Bạn cần tìm hiểu kĩ về thời gian chuyển dọn vì khi thay đổi, công ty bạn cần ít nhất 1 tuần để ổn định lại công việc tại văn phòng mới.
– Lên danh sách chi tiết đồ đạc văn phòng và xác định đồ nào cần di chuyển, đồ nào không cần di chuyển, đồ nào không còn sử dụng cần thanh lý,… Bên cạnh đó, bạn hãy chuẩn bị thêm danh sách có đánh số thứ tự từng món đồ bạn sẽ cất trong thùng và để sẵn trong thùng chứa đồ. Việc này sẽ giúp cho bạn xác định chính xác vị trí của các món đồ mà không mất nhiều thời gian để tìm kiếm.
– Lên sơ đồ bố trí đồ đạc tại văn phòng mới: Bạn cần cân nhắc, sắp xếp vị trí các phòng ban dựa vào điều kiện thực tế sao cho quá trình làm việc hiệu quả nhất.
– Chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp: Khi bạn chọn một đơn vị vận chuyển, cần lưu ý chọn đơn vị lâu năm, có đội ngũ chuyển dọn lành nghề nhằm tránh thất thoát đồ đạc, luôn lắng nghe và có hợp đồng vận chuyển rõ ràng.
Như vậy, bản kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm tất cả các công việc, thời gian cụ thể, người đảm nhiệm nhằm đảm bảo không sót bất cứ công đoạn nào trong quá trình chuyển dọn. Bản kế hoạch cần được chuẩn bị ít nhất 1 tuần trước khi chuyển sang nơi làm việc mới.
Chuẩn bị chuyển văn phòng
Bạn cần chọn thời gian chuyển dọn phù hợp với công ty. Nên chọn khung giờ buổi sáng để có thể hoàn tất trong một ngày, tránh bị kéo dài sang ngày hôm sau. Ngoài ra, bạn cần chọn ngày tốt chuyển văn phòng để gặp nhiều may mắn và thuận lợi trong công việc.
Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết khi chuyển văn phòng: Nếu văn phòng bạn chuyển đến là toà nhà thì cần xin phép ban quản lý chuyển đi và chuyển đến, xin phép sử dụng thang máy để di chuyển đồ đạc. Ngoài ra, bạn cần chấm dứt hợp đồng thuê nhà, chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện – nước, chuyển phát nhanh,… Bên cạnh đó, bạn cũng phải thông báo cho đối tác, khách hàng về việc chuyển địa chỉ văn phòng mới thông qua văn bản, website, các trang mạng xã hội của công ty.
Trước ngày chuyển văn phòng 2 – 3 ngày, bạn cần liên hệ đơn vị vận chuyển để xác nhận lại thời gian, những quy định ra vào của toà nhà (nếu công ty bạn thuê văn phòng ở tòa nhà/chung cư), hầm để xe có đủ chỗ và thang máy có thuận tiện di chuyển không.
Xem thêm: Mâm cúng chuyển văn phòng như thế nào là chuẩn?
Thực hiện chuyển văn phòng
Tại văn phòng cũ
Vào ngày vận chuyển, công ty bạn cần cử ra người đại diện trực tiếp điều hành và làm việc với đơn vị vận tải mà bên bạn đã thuê dịch vụ.
- Bố trí ít nhất 2 – 3 nhân viên giám sát quá trình vận chuyển văn phòng. Trong đó, 1 nhân viên sẽ giám sát tại văn phòng cũ, 1 nhân viên giám sát đầu lên xe tải và 1 nhân viên giám sát tại văn phòng mới.
- Sau khi đồ đạc đã được vận chuyển lên xe, công ty cần có người đi cùng nhằm đảm bảo thùng xe không được mở trước khi có sự chứng kiến của nhân viên trong công ty.
- Tiến hành sửa chữa, dọn dẹp lại văn phòng cũ trước khi trả lại mặt bằng theo đúng thỏa thuận hợp đồng.
Tại văn phòng mới
- Kiểm kê lại đồ đạc khi đã đến văn phòng mới
- Sắp xếp vận chuyển vào văn phòng mới theo thứ tự các phòng ban
* Lưu ý: Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng đồ đạc trước khi ký xác nhận hoàn thành dịch vụ
Sau khi đã vận chuyển xong
Nếu phát hiện đồ đạc bị hỏng hoặc thất lạc, trước tiên cần kiểm tra thật kỹ để xác nhận chính xác đồ đạc của công ty bạn. Tiếp theo đó, bạn cần liên hệ lại ngay với đơn vị vận chuyển để tìm ra hướng giải quyết.
Bên cạnh vấn đề đồ đạc, bạn cần quan tâm đến quá trình hòa nhập môi trường mới của nhân viên. Bạn cần hỏi han, lắng nghe ý kiến chia sẻ về văn phòng mới của nhân viên nhằm tạo ra môi trường làm việc thật sự dân chủ và thoải mái.
Mong rằng, với những kinh nghiệm chuyển văn phòng trên đây, bạn và công ty bạn sẽ chọn được dịch vụ chuyển nhà, văn phòng tốt nhất cũng như có những trải nghiệm thú vị trong quá trình chuyển đến địa điểm làm việc mới.
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa