Bạn có biết, rất nhiều công ty đã bị lộ những tài liệu mật khi chuyển văn phòng? Vì trong quá trình vận chuyển, không chỉ có nhân sự công ty tham gia mà đôi khi còn có cả các đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng. Với các công ty lớn, có nhiều thông tin cần bảo mật thì việc để lộ thông tin và các tài liệu quan trọng sẽ gây ra nhiều rắc rối lớn. Vậy làm thế nào để đảm bảo an ninh khi chuyển văn phòng? Một số gợi ý dưới đây có thể là chìa khóa để bạn gỡ rối vấn đề này.
Cần lưu ý gì về việc đảm bảo an ninh và bảo mật khi chuyển văn phòng?
Khi chuyển văn phòng, không chỉ đơn thuần là thay đổi địa điểm làm việc của doanh nghiệp. Để đảm bảo cho công việc, gần như mọi thiết bị, tài liệu, dữ liệu từ văn phòng cũ đều được chuyển sang văn phòng mới. Đồng thời, tất cả các tài sản này đều cần được đảm bảo an toàn. Điều này sẽ giúp bảo vệ tài sản của công ty cũng như bảo đảm bảo mật tốt nhất cho các tài liệu.
Công ty hiện tại của bạn đang có nhu cầu vận chuyển qua văn phòng mới nhưng có quá nhiều hồ sơ tài liệu mật, dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Thành Hưng cam kết không để thất lạc hồ sơ và bị lộ thông tin ra bên ngoài.
Do đó, khi chuyển văn phòng, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Tránh tối đa tình trạng mất mát, hư hỏng các thiết bị, tài liệu, dữ liệu. Nguyên nhân mất mát hư hỏng có thể là do va đập, rơi rớt, thất lạc, trộm cắp, thiên tai.
- Tránh tình trạng các thông tin nhạy cảm hoặc các bí mật của công ty bị rò rỉ do nguyên nhân đến từ việc không mã hóa, không tiêu hủy, không bảo vệ đúng cách trong quá trình di chuyển.
- Hạn chế tối đa các sự cố vi phạm quy định, luật lệ, hợp đồng liên quan đến vấn đề an ninh và bảo mật của công ty.
Quy trình 5 bước chuyển văn phòng đảm bảo an ninh và bảo mật tối đa
Để bảo đảm bảo mật các dữ liệu, tài liệu cho công ty, đồng thời giúp công ty dọn đến văn phòng mới vận hành ổn định thì cần phải tiến hành chuyển văn phòng với quy trình khoa học nhất. Trước, trong và sau khi chuyển văn phòng phải đảm bảo thực thi đúng các nguyên tắc bảo mật. Cụ thể:
Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuyển văn phòng
Bước đầu tiên để bảo đảm bảo mật trong quá trình chuyển văn phòng đó chính là cần phải lên kế hoạch thật cụ thể và chi tiết. Các công việc cần làm là:
- Xác định và lên danh sách các thiết bị, tài liệu, dữ liệu cần vận chuyển. Phân loại chúng theo thứ tự quan trọng để có cách bố trí vận chuyển phù hợp.
- Chọn nhà vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng. Hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Bạn nên trao đổi chi tiết, ký kết hợp đồng rõ ràng, đầy đủ các điều khoản bảo hiểm cho các tài sản của công ty.
- Thống nhất với đơn vị vận chuyển về thời gian, lộ trình, phương tiện, phương thức chuyển văn phòng. Nên ưu tiên các khung thời gian ít người qua lại để hạn chế tối đa các sự cố.
Sự chuẩn bị đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển văn phòng an toàn. Chuẩn bị càng kỹ lưỡng thì sẽ càng đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
Đóng gói, niêm phong tài liệu cẩn thận
Sau khi lên danh sách và phân loại thiết bị, tài liệu quan trọng, bước tiếp theo chính là đóng gói và niêm phong chúng lại. Với các tài liệu quan trọng, việc niêm phong là rất cần thiết. Có thể dùng túi nilon, hộp thùng carton để đóng gói thiết bị, tài liệu và dữ liệu.
Sau khi đóng gói xong món nào, hãy đánh dấu, ghi chú mã số, loại hàng, nơi đến. Sử dụng các nhãn màu để phân loại mức độ quan trọng và ưu tiên.
Bước cuối cùng chính là niêm phong các kiện hàng đó bằng băng keo có logo công ty. Hoặc là sử dụng tem niêm phong có số seri. Ghi lại danh sách tất cả các mã hàng đã đóng gói thành một danh sách cụ thể để đối chiếu sau khi vận chuyển đến nơi mới.
Mã hóa, sao lưu các dữ liệu trên máy tính trước khi chuyển văn phòng
Bước thứ 3 trong quá trình chuyển văn phòng chính là phải đảm bảo mã hóa để bảo vệ dữ liệu trước khi di chuyển. Có nhiều cách để thực hiện sao lưu dữ liệu:
- Sử dụng máy tính, ổ cứng, USB, điện thoại để sao lưu dữ liệu.
- Đặt password cho các tài liệu quan trọng.
- Sao lưu dữ liệu lên đám mây, lưu trữ ở nơi an toàn, riêng tư, chọn chế độ cá nhân hóa để người khác không nhìn thấy.
- Xóa bỏ các dữ liệu cũ không cần thiết hoặc đã sao lưu ra khỏi máy tính. Điều này sẽ giảm được khối lượng đồ cần chuyển, đồng thời cũng tránh được rò rỉ thông tin.
Tiêu hủy, thanh lý các loại hồ sơ không còn sử dụng
Với các tài liệu không còn sử dụng, nên thực hiện việc tiêu hủy. Để các thông tin không bị lộ ra ngoài, nên chọn giải pháp tiêu hủy bằng cách đốt, xé vụn hoặc nghiền nát.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều thiết bị, tài liệu có thể tái sử dụng và muốn thanh lý, nên xóa sạch các dữ liệu trước khi giao dịch. Điều này sẽ giúp đảm bảo bảo mật tốt nhất để không một dữ liệu nào lọt ra ngoài.
Kiểm tra, xác nhận đúng, đủ các tài liệu, dữ liệu sau khi chuyển văn phòng
Sau khi dọn đến văn phòng mới, cần kiểm tra lại số lượng, chất lượng cũng như tình trạng của các thiết bị, dữ liệu và tài liệu. So sánh với danh sách ban đầu để kiểm kê thiếu hụt nếu có. Sau khi xác nhận hoàn tất, không có vấn đề gì với các tài sản công ty mới tiến hành ký kết xác nhận hoàn thành và thanh toán cho đơn vị vận chuyển.
Ngoài ra, cũng cần báo cáo và bàn giao kết quả chuyển văn phòng với người phụ trách. Nếu có các vấn đề phát sinh cần giải quyết thì nên tìm cách khắc phục trước khi bước vào hoạt động trở lại.
Có thể nói, đảm bảo an ninh khi chuyển văn phòng là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, điều này cũng sẽ không quá khó nếu doanh nghiệp thực hiện việc di chuyển an toàn, khoa học. Bằng một số mẹo trên, chắc chắn công ty của bạn sẽ không còn lo lắng việc mất mát hay bị lộ các tài liệu quan trọng. Chúc các bạn chuyển văn phòng suôn sẻ, thuận lợi!
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa