Kế hoạch di chuyển văn phòng là bước đầu tiên cần thực hiện khi đến chỗ làm mới. Bạn có thể lên kế hoạch dựa vào những đầu việc đã được đưa ra. Bài viết dưới đây sẽ chỉ dẫn chi tiết hơn các bước mọi người cần thực hiện.
Hoàn thành các thủ tục trước khi chuyển đi
Ngay khi có kế hoạch di chuyển văn phòng, bạn đã có rất nhiều việc lặt vặt cần phải thực hiện. Càng liệt kê đầy đủ công việc bao nhiêu thì bước thực hiện sẽ càng nhẹ nhàng bấy nhiêu. Hơn nữa cũng sẽ không làm đồ đạc bị hư hại hay thất thoát. Doanh nghiệp cũng có thể giảm thiểu ngân sách cần chi cho việc này.
Khi thuê văn phòng mới, điều ưu tiên hàng đầu mà các doanh nghiệp đặt ra là ngân sách. Ở những thành phố lớn, giá thuê thật sự không hề rẻ. Để tìm được chỗ ưng ý nhưng giá phải “mềm” thì bạn cần kha khá thời gian để tìm kiếm. Hãy lựa chọn thật cẩn thận vì đây sẽ là nơi cả công ty sẽ cùng gắn bó trong thời gian sắp tới.
Đồng thời, khi đã ấn định được địa chỉ nơi sẽ chuyển đến thì phải hoàn tất các thủ tục hành chính. Theo đó, những thủ tục khai báo, đăng ký với cơ quan thuế, con dấu,… sẽ phải thực hiện trước tiên. Nên để công việc này cho những người đã có sẵn kinh nghiệm như kế toán, nhân viên hành chính của công ty.
Chọn ngày chuyển văn phòng
Công việc chọn này nên được quyết định xong trước khi chuyển đi tầm khoảng 1 tháng. Nên ưu tiên các ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ để không làm ảnh hưởng đến công việc của toàn công ty. Những ngày lễ đường xá sẽ vắng vẻ, dễ di chuyển hơn nhưng phần chi phí cũng cao hơn. Tùy thuộc nhu cầu cũng như các kế hoạch khác của bạn để chọn ra phương án hợp lý.
Ngoài ra, các công ty lớn làm kinh doanh cũng rất quan tâm đến vấn đề phong thủy. Theo đó, giám đốc thường sẽ muốn chọn ngày đẹp đón tài lộc. Vấn đề này thì bạn có thể tra cứu thông tin trên internet hoặc đến những thầy phong thủy để xin ý kiến.
Trường hợp công ty có quy mô lớn, nhiều phòng ban thì nên chia thành nhiều đợt để chuyển. Làm như vậy sẽ hiệu quả và giảm bớt gánh nặng hơn so với chuyển một lần. Chi phí dành cho việc thuê xe và nhân công cũng không bị thêm vào quá nhiều.
Phân nhiệm vụ cho từng người
Điều quan trọng nhất khi lập kế hoạch chuyển văn phòng là phân cấp công việc để tránh đùn đẩy trách nhiệm và thiếu sót. Làm điều đó, trước khi người đầu tiên chỉ định tất cả các công ty tốt nhất cho quy trình toàn cầu để chuyển lên phòng văn bản. Sau đó, người đó sẽ thực hiện theo các mục công việc dưới đây để giao từng công việc có thể cho từng nhóm, bộ phận hoặc cá nhân, đồng thời giám sát để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng tiến độ.
Khách hàng, Đối tác của công ty cũng cần biết sớm về việc thay đổi địa điểm giao dịch để có những dự án phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng lên website, gửi tin nhắn hoặc gọi điện cho những người cần biết thông tin này. Đây làm phần cần có trong kế hoạch di chuyển văn phòng mà bạn không thể không thực hiện.
Lên danh sách những món đồ cần dọn, thanh lý
Danh sách càng chi tiết thì đồ đạc sẽ không bị rơi rớt hay thất lạc. Công việc lên danh sách và phân loại đồ đạc nên được thực hiện bởi từng cá nhân để tránh nhầm lẫn. Các vật dụng có giá trị lớn như vật dụng điện tử hoặc đồ dùng văn phòng dùng chung nên do quản lý kiểm soát. Họ cũng sẽ là người nhận nhiệm vụ xử lý cả những vấn đề phát sinh liên quan đến đồ đạc văn phòng.
Thanh lý đồ cũ cũng là một khâu rất quan trọng trong kế hoạch chuyển văn phòng. Bàn ghế, máy móc,… đã quá cũ thì nên thanh lý và sắm mới để đồng bộ với không gian của văn phòng mới. Những món đồ đã hỏng cũng không còn giá trị sử dụng nên không cần giữ lại. Loại bỏ bớt đồ đạc sẽ giảm chi phí vận chuyển đi đáng kể đấy.
Tiếp đó là khâu đóng gói toàn bộ những món đồ sau khi dọn dẹp. Nếu thuê ngoài thì hạng mục đóng gói sẽ thuộc trách nhiệm của bên dịch vụ. Nhưng chúng tôi nghĩ rằng bạn vẫn nên tự đóng gói đồ cá nhân và ghi tên mình ra bên ngoài thùng. Như vậy sẽ đỡ mất mát mà lúc chuyển đến địa điểm mới cũng dễ sắp xếp hơn.
Mua sắm đồ đạc mới cho văn phòng
Để mua sắm đồ đạc mới cũng nằm trong phần việc cần làm. Doanh nghiệp cần thời gian để khảo sát giá, chốt ngân sách và đặt hàng,… đặc biệt là những món đồ có giá trị lớn như máy tính, máy chiếu,… Việc sắm sửa chuẩn bị nên được hoàn thành trước 1 tuần để còn có thời gian chuẩn bị những thứ khác.
Khoảng một ngày trước khi chuyển đến nên thuê nhân viên vệ sinh đến lau dọn văn phòng mới để sạch bụi. Bởi vì ngày nhập trạch bạn cũng sẽ phải tổ chức lễ cúng cẩn thận, chỉn chu. Cách để chuẩn bị mâm cúng ngày chuyển về văn phòng mới sẽ được giới thiệu kỹ hơn trong một bài viết khác.
Để đảm bảo an toàn hơn nữa, bạn có thể thuê dịch vụ thuê kho để lưu trữ đồ đạc tại đó trong thời gian đợi chuyển đi. Như vậy sẽ không còn phải lo những món đồ nhỏ bị thất lạc nữa.
Kết luận
Trên đây là tất cả thông tin chia sẻ để doanh nghiệp xác định rõ kế hoạch di chuyển văn phòng. Chúc cho quá trình chuyển địa điểm làm việc của bạn được diễn ra đúng như ý muốn. Nếu còn thắc mắc liên quan hoặc muốn tham khảo thêm về dịch vụ chuyển dọn văn phòng của chúng tôi, hãy liên hệ ngay thông tin bên dưới nhé!
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa