Chuyển văn phòng là một công việc tương đối mệt nhọc do quá trình chuẩn bị, dọn dẹp, tháo lắp các thiết bị, vận chuyển đến vị trí mới mất khá nhiều thời gian.
Chính vì vậy, hôm nay Hãng Taxi Tải Thành Hưng chia sẻ các bạn một số mẹo chuyển văn phòng, giúp rút ngắn thời gian, tiết kiệm công sức mà cực kỳ hiệu quả nhé.
1. Thống kê đồ đạc, trang thiết bị cần chuyển.
Đây là điều bất di bất dịch khi bạn có ý định chuyển văn phòng, thống kê chi tiết giúp bạn không bỏ quên hay thiếu sót khi đến văn phòng mới. Nếu như bước này các bạn làm tốt, đảm bảo tất cả những quá trình tiếp theo khi chuyển văn phòng bạn đã có tính toán kỹ càng, mọi việc trở nên trôi chảy.
2. Thu dọn các tài liệu giấy tờ trước tiên.
Để tránh bị thất lạc nhầm lẫn tài liệu của từng phòng ban, mỗi bộ phận cần tự mình thu dọn, phân loại tài liệu rõ ràng, đóng gói cẩn thận, ghi vào danh sách các giấy tờ, tài liệu ở bên trong và dán lên thùng.
3. Sắp đặt các trang thiết bị đơn giản, nhỏ gọn.
Các thiết bị như: máy in, máy photo, điện thoại bàn, máy tính,…. đóng hết vào thùng của chính thiết bị đó, các thiết bị đi kèm với nó cũng được bỏ vào đúng thùng mà bạn đóng. Tránh trường hợp khi đến văn phòng mới lại “râu ông nọ phải cắm cằm bà kia” không tốt chút nào.
Lưu ý:
- Khi mua các thiết bị văn phòng bạn nên để lại thùng của thiết bị đó và cất đặt cẩn thận, trường hợp khi chuyển văn phòng còn có cái để đóng gói thiết bị lại được vừa vặn.
- Mỗi công ty nên có ít nhất một nhân viên IT phần cứng, khi chuyển văn phòng đến nơi mới nhân viên IT sẽ giúp bạn lắp đặt, kết nối chuẩn xác nhất.
- Trường hợp công ty, văn phòng bạn không có IT bạn nên chủ động chụp ảnh các đầu nối thiết bị lại, để đến nơi biết cách đấu nối cho đúng, tránh nhầm lẫn.
4. Chuẩn bị đồ nghề tháp lắp đóng gói.
Nói đồ nghề có vẻ hơi to tác, tuy nhiên bạn nên chú trọng đến điều này vì nếu không có các thiết bị đồ nghề để tháo lắp đóng gói sẽ dẫn đến tình trạng thiết bị của bạn sẽ bị hư hỏng trong quá trình tháo lắp cũng như vận chuyển.
Vậy cần chuẩn bị đồ gì? Rất đơn giản, bạn hãy chuẩn bị: thùng carton, mút-xốp, băng keo, túi nilong, búa, dao cắt, kéo, tua vít, kìm… đề phòng trong khi làm bạn thiếu thiết bị, làm ảnh hưởng đến thời gian tháo lắp.
5. Xếp đặt các đồ đã tháo gỡ có liên quan gần nhau.
Trong quá trình tháo gỡ các thiết bị sẽ có rất nhiều các đồ có liên quan rời ra, bạn nên chú ý bỏ chúng vào các túi zipper khi tháo xong, tránh trường hợp rơi, vương vãi, bị mất.
VD: khi tháo máy vi tính bạn quan sát kỹ và đặt chuột, bàn phím, bản di chuột, dây điện, màn hình, vào cùng một vị trí trong thùng và ghi tên dán bên ngoài: máy ai dùng, phòng gì, để khi đến nơi, thiết bị của các bộ phận sẽ không bị lẫn lộn.
6. Khoét lỗ thùng carton.
Ngay sau khi đã đóng gói đồ đạc và thiết bị vào các thùng carton bạn nên khoét 2 bên hông thùng một lỗ nhỏ vừa 2 đến 4 ngón tay để tiện cho viêc bưng bê tránh hỏng hóc do rơ vỡ. Với các thùng có kích thước nhỏ thì không cần thiết, tuy nhiên đối với thùng có kích thước lớn thì phải làm.
7. Đóng gói riêng biệt các thiết bị, đồ đạc cần sử dụng ngay.
Bạn biết đấy, ngay sau khi chuyển đến văn phòng mới sẽ có những đồ đạc, thiết bị giấy tờ cần sử dụng ngay lập tức. Bạn nên phân loại, để chúng riêng biệt khi đến nơi còn có thể lấy ra dùng được luôn.
8. Tận dụng tối đa thùng carton.
Thùng carton khi mua ở bên ngoài thị trường sẽ không thể nào vừa vặn để bỏ một thiết bị được, thông thường khi bạn mua chúng sẽ có kích thước lớn hơn. Chính vì điều này bạn nên tận dụng tối đa không gian trống còn lại của thùng để bỏ đồ khác, nếu làm được như vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều tiền cho việc thuê thêm chuyến xe.
Lưu ý: Khi bỏ thêm các đồ khác vào thùng bạn nên tuân thủ nguyên tắc ghi lại tên đồ và dán bên ngoài thùng.
9. Cố định các tủ đồ.
Nếu như bạn xác định thuê đơn vị chuyển văn phòng trọn gói thì bạn không cần phải quan tâm nhiều.
Tuy nhiên trong trường hợp này bạn không thuê đơn vị chuyển văn phòng trọn gói thì bạn nên mua thêm cuộn màng túi bóng non (màng PE) để cuốn chúng cố định lại vì trong quá trình vận chuyển chúng sẽ bị rung lắc, gây hư hỏng.
Lưu ý: Trước khi quấn màng có thể tháo các tay cầm nhô ra, nếu không chúng sẽ dễ bị cong vênh và vướng víu, thậm chí gãy khi chuyển dọn.
Đừng quên tham khảo thêm kinh nghiệm chuyển nhà tại đây
Những mẹo chuyển văn phòng trên đây tuy đơn giản nhưng sẽ hết sức hiệu quả nếu như bạn biết áp dụng.
Trên đây là 9 mẹo chuyển văn phòng nhanh chóng, hiệu quả, Hãng Taxi Tải Thành Hưng hi vọng sẽ giúp được các bạn. Đừng quên chia sẻ với bạn bè người thân nếu họ cũng đang có ý định chuyển văn phòng, chuyển nhà nhé!
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa