Văn phòng thông minh (Smart Office) chính là xu hướng tương lai của thiết kế văn phòng tại các doanh nghiệp. Nhưng không phải ai trong chúng ta cũng hiểu Smart Office là gì, mặc dù chúng ta đã rất quen thuộc với các thuật ngữ “smart”, từ Smartphone, Smart TV cho tới Smart Home.
Trong bài viết dưới đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về Smart Office – Văn phòng thông minh và tương lai của khái niệm mới mẻ này.
Văn phòng thông minh là gì?
Smart Office, hay còn được gọi là văn phòng thông minh, là một mô hình văn phòng áp dụng những công nghệ, thiết bị tiên tiến để cung cấp cho cán bộ nhân viên một môi trường giúp tối ưu hóa năng suất làm việc. Những công nghệ thông minh ở đây có thể kể đến là: Ứng dụng quản lý văn phòng, phòng họp ảo, cảm biến điện tử và nhiều thứ khác nữa.
Văn phòng thông minh là một ý tưởng mới lạ, giúp đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp trong khoảng thời gian ngắn nhất, giúp gánh nặng công việc của nhân viên trở nên nhẹ bớt, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng giúp cải thiện hiệu quả làm việc.
Với định nghĩa trên, hẳn bạn đã phần nào hiểu được khái niệm Smart Office là gì. Ở phần tiếp theo của bài viết, chúng ta hãy đi sâu hơn vào những loại công nghệ mà các doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng để giúp không gian văn phòng của mình trở nên thông minh hơn.
Xem thêm: Đồ gỗ nội thất thông minh cực tiện nghi cho gia đình
Văn phòng thông minh gồm những gì?
Ứng dụng quản lý thông minh (Workplace Apps)
Doanh nghiệp, tổ chức nào cũng từng gặp phải khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Việc sử dụng máy chấm công hay phương pháp quẹt thẻ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.
Với sự ra đời của các ứng dụng (app) quản lý văn phòng, bạn hoàn toàn có thể quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên một cách dễ dàng với độ chính xác cao nhất. Nhân viên các bộ phận giờ đây có thể ra vào văn phòng, mượn phòng họp, mượn dụng cụ làm việc chỉ bằng một ứng dụng thông minh duy nhất.
Đặc biệt hơn, trong bối cảnh làm việc từ xa là xu thế tất yếu trong thời gian gần đây, những app di động hoàn toàn có thể giúp chúng ta kết nối với nhau không quản vấn đề địa lý.
Một điểm mạnh nữa trong việc ứng dụng công nghệ thông minh đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó chính là vấn đề chi phí. Doanh nghiệp của bạn sẽ không cần phải bỏ ra khoản ngân sách khổng lồ để khuyến khích tải các app di động hay tích hợp hệ thống kết nối thông minh tại môi trường công sở.
Nội thất thông minh (Smart Furniture)
Hẳn bạn đã từng nghe nhiều tới tác động của nội thất thông minh đối với năng suất làm việc của người nhân viên. Giờ đây, chính doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể trang bị cho văn phòng của mình những loại nội thất tiện nghi, giúp cải thiện năng suất làm việc của cán bộ nhân viên.
Chẳng hạn như chiếc bàn làm việc của nhân viên có thể được tùy chỉnh hoàn toàn tự động dựa trên chiều cao và tư thế làm việc của từng người. Thậm chí, công nghệ có thể tiến xa hơn bằng việc thu thập thời gian đứng và ngồi của người nhân viên, từ đó, cung cấp thông số chuẩn xác nhất giúp điều chỉnh chiều cao bàn sao cho hợp lý.
Xem thêm: Phong cách nội thất tân cổ điển, Sự sang trọng vượt thời gian
Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (Smart Environmental Sensors and Control)
Với những quan ngại về vấn đề môi trường, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư ngân sách để tạo dựng một môi trường văn phòng thông minh, nơi mọi ứng dụng công nghệ đều thân thiện với môi trường, vì một tương lai xanh – sạch – đẹp.
Các công cụ nhỏ được phát triển thành hệ thống quản lý tòa nhà thông minh. Giờ đây, người chủ tòa nhà hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác bật tắt đèn điện, máy lạnh, thang máy và nhiều thiết bị khác một cách tự động và thông qua phần mềm duy nhất.
Chất lượng không khí trong tòa nhà cũng là một mối quan ngại. Nhằm giúp nhân viên có được môi trường làm việc thực sự trong lành, nhiều doanh nghiệp đã trang bị hệ thống cảm ứng chất lượng không khí.
Việc này không chỉ liên quan tới vấn đề chăm sóc sức khỏe người lao động mà còn đóng góp một phần không hề nhỏ tới yếu tố năng suất lao động của họ.
Hệ thống quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực
Thời gian gần đây, văn phòng mở (open office) đã trở thành xu hướng mới của nhiều doanh nghiệp. Thay vì gói gọn một doanh nghiệp trong một văn phòng đóng khung, nhiều tổ chức, công ty cùng nhau chia sẻ không gian rộng mở.
Điều này vừa giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, lại hiệu quả trong việc điều phối và tuyển dụng nhân lực.
Tuy nhiên, nhược điểm của văn phòng mở đó chính là việc sắp xếp và bố trí chỗ ngồi cho nhân lực. Thật may mắn, chúng ta có nhiều những phần mềm giúp quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực. Người nhân viên dù ngồi ở nhà cũng có thể lên lịch, đặt chỗ ngồi, book phòng họp, book chỗ nghỉ tại văn phòng và nhiều ứng dụng khác nữa.
Lời kết
Dù có những quan ngại liên quan tới khía cạnh bảo mật thông tin, chúng ta không thể phủ nhận: Văn phòng thông minh chính là yếu tố quan trọng tác động tới việc tăng năng suất làm việc của người nhân viên, giảm áp lực và hơn hết, làm tăng sự hài lòng của họ đối với công việc. Đó chính là điều mà doanh nghiệp nào hiện nay cũng đang hướng tới.
Xem thêm:
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa