Để giúp cho việc chuyển văn phòng đến địa chỉ mới thuận lợi và tiết kiệm chi phí nhất bạn cần chuẩn bị như thế nào? Cần những gì để quá trình vận chuyển suôn sẻ? kế hoạch chuẩn bị ra sao? Hãy tham khảo những vấn đề quan trọng trong việc chuyển văn phòng dưới đây để có phương án tốt nhất cho mình nhé!
>> Cần chuẩn bị những gì khi chuyển nhà gặp đường xấu
1. Chuẩn bị kế hoạch chi tiết
Khi làm bất kể việc gì bạn đều cần có kế hoạch, một kế hoạch tốt là bước khởi đầu cho công việc diễn ra thuận lợi. Trong việc chuyển văn phòng cũng vậy, điều quan trọng đầu tiên là bạn cần chuẩn bị một kế hoạch cụ thể, chi tiết từ A đến Z để mọi quá trình vận chuyển an toàn và nhanh chóng.
Để lập được bản kế hoạch tốt nhất, bạn có thể tham khảo từ bạn bè, đồng nghiệp hoặc trên các phương tiện Internet. Sau khi tìm hiểu và tham khảo ý kiến bạn tiến hành lên danh sách các công việc cần làm để chủ động trong việc chuyển dọn, đảm bảo mọi công việc đều trong tầm kiểm soát.
Bạn cũng cần lưu ý về một số thủ tục khi chuyển văn phòng như xem ngày giờ tốt để chuyển, lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, thống kê đồ đạc cần vận chuyển gồm những gì, vật dụng cần chuẩn bị để đóng gói, những việc nào nên tự làm, việc nào có thể nhờ nhân viên hỗ trợ?
Khi phân loại đồ dùng bạn cần lưu ý chỉ nên mang theo các đồ dùng hữu dụng, một số đồ dùng cũ không sử dụng đến bạn hãy để riêng và thanh lý chúng, tránh việc phải chuyển quá nhiều đồ dùng đến văn phòng mới mà lại không cần thiết.
2. Phân công việc cho nhân viên công ty
Chuyển văn phòng là việc chung của công ty, nên bạn hãy phân công từng cá nhân có trách nhiệm với việc chuyển dọn này. Bạn có thể phân công cho bộ phận nhân sự sẽ lập danh sách số lượng nhân viên trong công ty, sau đó phân bố danh sách các nhân viên luân phiên nhau giám sát công việc, nhân viên nữ làm những việc nhẹ, nhân viên nam thì đảm nhiệm những công việc nặng, hỗ trợ công việc chuyển dọn.
Hướng dẫn các nhân viên tự đóng gói đồ dùng cá nhân vào hộp riêng, ghi rõ bên ngoài tên của mỗi người để tránh nhầm lẫn. Các giấy tờ quan trọng như sổ sách, hóa đơn bạn có thể giao cụ thể cho một nhân viên quản lý, chịu trách nhiệm tự đóng gói và bảo quản khi vận chuyển để tránh thất lạc. Cử nhân viên giám sát mọi việc trong quá trình vận chuyển để không xảy ra sai sót.
3. Chọn lựa dụng cụ đóng gói phù hợp
Khi chuyển văn phòng bạn cần chuẩn bị các vật dụng đóng gói như thùng giấy, carton, băng keo,… việc này bạn nên giao cho phòng lễ tân hoặc phòng hành chính, chịu trách nhiệm chuẩn bị và phát cho từng nhân viên, từng phòng để đóng gói đồ dùng cá nhân hay đồ dùng chung của phòng. Cần lập danh sách những món đồ cần chuyển, loại đồ này cần sử dụng thùng nào, kích thước của chúng ra sao để việc đóng gói, vận chuyển đạt hiệu quả tốt nhất!
Chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín
Yếu tố này cũng rất quan trọng khi chuyển văn phòng, khi bạn lựa chọn đơn vị dịch vụ hãy chú ý tìm đơn vị uy tín để được bảo vệ quyền lợi. Không nên ham rẻ mà sử dụng những dịch vụ của công ty thiếu chuyên nghiệp, bởi một số công ty sẽ không giải quyết khi khách hàng bị mất đồ hay đồ bị hỏng trong quá trình vận chuyển.
Các bạn có thể xem thêm những bài viết khác chia sẻ về kinh nghiệm chuyển văn phòng tại https://thanhhunggroup.com/ Cảm ơn bạn đã tìm đọc!
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa