Làm cách nào để phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng một cách hiệu quả? Khi chuyển trụ sở làm việc đến một địa điểm mới, các công ty sẽ có khá nhiều hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ, sổ sách cần vận chuyển, bạn không thể cứ thế xếp hết tất cả vào thùng carton được. Lý do là bởi bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức khi tìm kiếm và sắp xếp lại công việc ở văn phòng mới. Vậy có cách nào phân loại tối ưu hơn để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức với giấy tờ, sổ sách không? Hãy cùng taxi tải Thành Hưng tìm hiểu các tuyệt chiêu dưới đây nhé!
Cách phân loại tài liệu, hồ sơ khi chuyển văn phòng
Phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng là một công việc mà mọi nhân viên đều phải có trách nhiệm thực hiện. Việc này giúp cho quá trình chuyển sang nơi làm việc mới được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi hơn. Cho dù là công ty bạn vừa mới được thành lập chưa lâu hoặc đã hoạt động nhiều năm thì chắc chắn đều sẽ lưu trữ rất nhiều công văn, giấy tờ, hợp đồng nhân viên, các tệp tài liệu quan trọng,…. Nếu bạn bỏ qua việc phân loại mà cứ thế gom lại rồi đóng gói khi chuyển văn phòng mới thì chắc chắn sẽ không thể nào tránh được thiếu sót, thậm chí có thể mất mát hoặc rò rỉ thông tin cơ mật.
Do vậy, đừng quá lười biếng mà thay vào đó là dành thời gian phân loại từng giấy tờ, hồ sơ trước khi xếp vào trong thùng. Cách làm thường được áp dụng là phân loại những hồ sơ này thành nhóm riêng dựa trên mức độ quan trọng.
Nếu trước đây bạn chưa có thói quen phân loại, lưu trữ hồ sơ một cách bài bản thì đây cũng chính là cơ hội để hệ thống lại tất cả văn bản, giấy tờ mình đang có. Điều này không chỉ giúp ích cho quá trình đóng gói khi chuyển văn phòng mà còn hỗ trợ nâng cao kỹ năng sắp xếp công việc cho cá nhân bạn.
Đầu tiên, bạn cần phải rà soát tổng thể số lượng những tài liệu, giấy tờ cần vận chuyển là bao nhiêu. Để dễ quản lý, hãy chia chúng ra theo từng lĩnh vực, từng năm, theo tên hoặc theo mức độ quan trọng… Những tài liệu không thường dùng đến có thể cất gọn, để riêng nhằm tránh lẫn lộn. Lưu ý là sau khi đóng gói vào thùng carton riêng thì phải ghi chú rõ ràng bên ngoài để dễ nhận biết. Cách thức phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng này sẽ giúp bạn quản lý được đầy đủ hồ sơ, giấy tờ và dễ dàng tra cứu rất nhanh chóng.
Cách đóng gói và bảo quản tài liệu, hồ sơ
Sau khi đã thực hiện xong khâu phân loại theo nội dung của tài liệu, nhiệm vụ tiếp theo dành cho bạn là tiến hành sắp xếp từng loại hồ sơ để thực hiện khâu đóng gói, bảo quản khi chuyển đến văn phòng làm việc mới.
Phần lớn những hồ sơ, tài liệu này đều là chất liệu giấy, vì thế mà nếu chẳng may bị nước đổ lên sẽ khiến cho tài liệu bị hư hỏng ngay lập tức. Đó là lý do vì sao bạn không nên sử dụng những loại thùng carton bình thường vì nó cũng được làm bằng chất liệu giấy bìa, nên nếu như trường hợp chuyển văn phòng mà gặp phải thời tiết xấu như mưa bão thì sẽ phải tính đến phương án sử dụng tấm che phủ để bao bọc bên ngoài những thùng đựng tài liệu.
Bạn nên lựa chọn sử dụng thùng sắt, thùng nhựa, thùng nhôm để đựng hồ sơ, tài liệu. Đây đều là những loại thùng được thiết kế với chiều cao phù hợp để xếp đủ giấy tờ, hồ sơ sao cho thật vừa vặn, giúp cho việc di chuyển được dễ dàng, thuận lợi hơn.
Nếu bạn không chuẩn bị được những loại thùng kể trên thì vẫn có thể dùng thùng carton. Nhưng bạn cần bọc tài liệu vào trong túi nilon trước khi cho vào trong thùng để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ của mình. Mỗi thùng carton sẽ được đánh số thứ tự và dán nhãn theo nội dung bên trong như “Tài liệu khách hàng”, “Tài liệu tài chính”, “Tài liệu hợp đồng”,…để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
Khi đến vị trí văn phòng mới, bạn sẽ lưu ý nhân viên vận chuyển theo thứ tự tên tài liệu đã được ghi trước đó và tiến hành sắp xếp theo dự định ban đầu. Vậy là bài toán phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng đã được giải quyết một cách hiệu quả và bạn sẽ không phải lo lắng, vất vả xoay sở trong hàng núi tài liệu nữa.
Khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Thành Hưng, bạn sẽ được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ về mọi mặt. Những loại giấy tờ quan trọng cũng sẽ được cam kết vận chuyển an toàn. Chúng tôi luôn có sự chuẩn bị và sẵn sàng phương án đóng gói kỹ càng hơn vào những ngày thời tiết không thuận lợi. Tất cả tài liệu cũng như thiết bị trong công ty bạn sẽ được bảo toàn nguyên vẹn và chuyển đến văn phòng mới đúng hạn.
Bằng cách thực hiện theo các hướng dẫn trên đây, bạn sẽ có thể phân loại và quản lý hồ sơ một cách hiệu quả khi chuyển văn phòng. Hãy liên hệ dịch vụ chuyển văn phòng Thành Hưng nếu bạn cần thêm thông tin tư vấn hoặc hỗ trợ đặt dịch vụ vận chuyển nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn phân loại đồ khi chuyển văn phòng
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa