Bài viết đóng vai trò như một bài tài liệu tham khảo để bạn đọc có thêm kiến thức đầy đủ, chi tiết về quy trình quản lý hàng tồn kho tối ưu dành cho các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong khâu tìm ra giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hay phân vân lựa chọn một phần mềm quản lý tồn kho tốt trên thị trường. Trước khi trả lời được cho các câu hỏi này, bản thân người làm cần nắm vững các kiến thức cơ bản được đề cập dưới đây.
Khái niệm về quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm các nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của Công ty cho tới thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.
Quy trình quản lý kho bao gồm 3 công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho và Quản lý hoạt động xuất kho.
Sơ đồ của quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý mã hàng
- Bước 1: Phòng kinh doanh gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người đang phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.
- Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của từng loại mặt hàng, sau đó thực hiện đối chiếu. Nếu không tồn tại thì thực hiện ngay bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước 4 thực hiện.
- Bước 3: Với lệnh thêm mới, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính của nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới đúng theo quy định.
- Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi và chỉnh sửa. Nếu không thể thay đổi thì thực hiện thông báo cho người gữi yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện tiếp bước 5.
- Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo đúng quy tắc đặt mã trước đó.
Quản lý hoạt động nhập kho
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
- Khi có kế hoạch nhập kho nguyên liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo kế hoạch nhập kho đến Bộ phận bảo vệ, Bộ phận quản lý chất lựơng, Bộ phận kế hoạch vật tư và những bên có liên quan để bố trí nhân sự.
- Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để có thể kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu cần nhập kho.
- Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp đếm Kế toán kho vật tư.
- Kế toán kho vật tư đối chiếu lại số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm cần kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của bên nhà cung cấp
- Nhân viên của bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, nếu nguyên vật liệu đã đảm bảo yêu cầu, Nhân viên này sẽ phát hành Phiếu kiểm tra, thử nghiệm nguyên vật liệu và Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của cán bộ Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư.
- Sau khi nhập đầy đủ nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho.
Nhập kho thành phẩm:
- Thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại một liên tại kho và chuyển liên kia cho bên Bộ phận sản xuất.
Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho và Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.
Quản lý hoạt động xuất kho
Xuất kho bán hàng:
- Kế toán kho khi nhận được lệnh xuất kho đi kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì hãy thực hiện bước 2 và không đủ thực hiện bước 3
- Kế toán kho dựa vào các thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho theo hóa đơn.
Xuất kho sản xuất:
- Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm phiếu đề nghị xuất kho cho nhà sản xuất, hoặc có bộ phận có nhu cầu trực tiếp để làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.
- Bước 2: Giám đốc hoặc người có ủy quyền phê duyệt đề nghị.
- Bước 3: Kiểm tra số lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu hay không? Nếu đủ hàng đề xuất thì thực hiện bước 4; Nếu không đủ thì thực hiện tiếp bước 5.
- Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu khi xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và sau đó lấy xác nhận của các cá nhân có liên quan.
- Bước 5: Thủ kho thực hiện việc xuất kho theo phiếu xuất kho.
Xuất chuyển kho:
- Bước 1: Bộ phận khi có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền để xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho. Nếu được duyệt thì chuyển sang bước 2.
- Bước 2: Kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho được duyệt, thực hiện giao dịch chuyển kho, in phiếu và lấy xác nhận của những bên có liên quan.
- Bước 3: Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận việc thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Xuất Lắp ráp:
- Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng hoá làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp. Giám đốc hoặc người có ủy quyền xem xét phê duyệt. Nếu yêu cầu đã được phê duyệt thực hiện bước tiếp theo.
- Kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó mới in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của những bên liên quan.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất.
Trên đây là các thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình quản lý hàng tồn kho, rất mong sẽ hữu ích và thiết thực đối với quý bạn đọc.
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa