Khi chuyển văn phòng bạn sẽ có khá nhiều hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ, sổ sách cần vận chuyển, bạn không thể cứ đóng hết chúng vào thùng carton để chuyển đến văn phòng mới. Bởi vì bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức khi tìm kiếm sắp xếp lại ở vị trí mới. Vậy có cách nào phân loại để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức với giấy tờ, sổ sách không? cùng tìm hiểu thông tin dưới đây nhé!
>> Cách giúp bạn tránh thất lạc đồ dùng khi chuyển nhà
Cách phân loại tài liệu, hồ sơ
Cho dù là giấy tờ, hồ sơ bất kì dù công ty bạn vừa mới được thành lập chưa lâu, hoặc đã hoạt động nhiều năm thì chắc chắn số lượng cũng sẽ khá nhiều. Nếu bạn bỏ qua việc phân loại mà cứ thế gom lại rồi đóng gói khi chuyển văn phòng mới, chắc chắn sẽ không thể nào tránh được thiếu sót, thậm chí là mất mát hoặc tốn nhiều thời gian hơn.
Do đó, đừng quá lười biếng mà thay vào đó là phân loại từng giấy tờ, hồ sơ trước khi bạn đóng vào trong thùng. Đầu tiên, bạn cần phải kiểm tra lại số lượng của những tài liệu, giấy tờ cần vận chuyển là bao nhiêu. Để dễ quản lý, hãy chia chúng ra thành từng lĩnh vực, từng năm, theo tên, mức độ quan trọng… Còn tùy thuộc vào cách sắp xếp của từng công ty mà bạn sẽ phân loại hồ sơ, giấy tờ rất nhanh chóng và rõ ràng. Bạn đóng vào từng thùng và ghi rõ bên ngoài từng thùng thông tin của từng giấy tờ, tài liệu để dễ quản lý.
Cách đóng gói & bảo quản tài liệu và hồ sơ
Khi đã thực hiện xong khâu phân loại, bây giờ bạn cần phải tiến hành sắp xếp từng loại hồ sơ và tài liệu để thực hiện khâu đóng gói, bảo quản khi chuyen nha tron goi văn phòng trọn gói. Phần lớn những những hồ sơ, tài liệu này đều được làm bằng chất liệu giấy,vì thế mà nếu chẳng may bị nước đổ lên sẽ khiến cho tài liệu bị hư hỏng ngay lập tức.
Bạn không nên sử dụng những loại thùng carton bình thường vì nó cũng được làm bằng chất liệu giấy, nên nếu như chuyển văn phòng mà gặp phải thời tiết xấu như mưa bão thì lại phải sử dụng tấm che phủ lên những thùng đựng tài liệu.
Bạn nên lựa chọn sử dụng thùng sắt, thùng nhựa, thùng nhôm để đựng hồ sơ, tài liệu. Đây đều là những loại thùng được thiết kế với chiều cao phù hợp để xếp đủ giấy tờ, hồ sơ sao cho thật vừa vặn, dễ dàng nhằm di chuyển thuận lợi hơn.
Nếu bạn không chuẩn bị được những loại thùng ở trên, vậy thì có thể dùng thùng carton, nhưng bạn cần bọc tài liệu vào trong túi nilon trước khi cho vào trong thùng để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ của mình. Khi đến vị trí mới bạn chuyển theo thứ tự tên đã được ghi trước đó, tiến hành sắp xếp theo dự định như ban đầu, bạn sẽ không phải lo lắng vất vả tìm tài liệu để sắp xếp lại.
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa