Làm cách nào để bảo mật thông tin khi chuyển văn phòng là điều gây băn khoăn cho không ít chủ doanh nghiệp khi lên phương án di dời địa điểm làm việc. Chuyển văn phòng vốn không phải công việc dễ dàng gì đối với các công ty. Sự khó khăn đó không chỉ nằm ở việc thay đổi môi trường làm việc hay quá trình vận chuyển đồ đạc mà vấn đề là còn phải giữ kín các thông tin cơ mật của công ty khi di chuyển. Chỉ cần áp dụng một số mẹo nhỏ sau đây, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi chuyển tài liệu, đồ đạc đến trụ sở làm việc mới một cách an toàn.
Nỗi lo bảo mật thông tin khi chuyển văn phòng
Khi chuyển địa điểm văn phòng, nhiều công ty lo lắng đến tình huống bị lộ bí mật công việc và đặc biệt là rò rỉ các tài liệu quan trọng. Lý do là vì trong số nhân lực vận chuyển không chỉ có nhân viên của công ty bạn mà còn có cả đơn vị đối tác hỗ trợ chuyển văn phòng. Nếu bên bạn là công ty lớn, có nhiều thông tin quan trọng cần giữ bí mật mà vô tình để người ngoài biết được thì sẽ mang đến rất nhiều hệ lụy.
Trong quá trình đóng gói và vận chuyển đồ đạc để di dời văn văn phòng, không gian xung quanh sẽ có rất nhiều nhân viên bên dịch vụ vận chuyển. Họ là những người bạn không hề quen biết, không hề có thông tin gì về nhân thân lai lịch nhưng vẫn bắt buộc phải giao cho họ những tài liệu quan trọng của công ty. Điều này chắc chắn sẽ tạo nên cảm giác bất an và lo lắng.
Không những thế, trường hợp trong lúc chuyển văn phòng đông đúc, lộn xộn, xuất hiện kẻ xấu trà trộn vào với mục đích ăn cắp là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ gây nên những hậu quả nghiêm trọng cho công ty của bạn. Hay đơn giản hơn, chỉ là bạn không cẩn thận đánh mất tài liệu trong quá trình vận chuyển thì đã vô tình tạo cơ hội cho kẻ gian phát tán tài liệu ra bên ngoài.
Làm cách nào để bảo mật thông tin cho doanh nghiệp
Để giải quyết & hạn chế tình trạng rò rỉ thông tin, điều đầu tiên bạn cần làm là hãy sáng suốt lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng của những đơn vị uy tín, có thương hiệu lâu năm và được đông đảo khách hàng đánh giá cao về chất lượng. Những đơn vị này chắc chắn sẽ phải có hợp đồng rõ ràng với bạn. Các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng sẽ đưa ra những biện pháp tối ưu nhằm đảm bảo an toàn cho đồ đạc, hoàn thành công việc chuyển văn phòng một cách hiệu quả nhất.
Trong quá trình chuẩn bị trước khi rời văn phòng cũ, ngay từ bước lập kế hoạch ban đầu là bạn đã cần xây dựng một lịch trình chuyển văn phòng chi tiết, bao gồm việc bảo vệ và lưu trữ hồ sơ, thiết bị cũng như dữ liệu quan trọng.
Bạn nên lưu ý những tài liệu quan trọng cần được đóng gói riêng vào một thùng, có ghi chú thông tin bên ngoài, sử dụng băng dính cố định chặt miệng thùng và niêm phong lại. Bạn cũng có thể sử dụng túi, hộp hoặc tủ khóa để lưu trữ chúng. Cần đảm bảo rằng tất cả hồ sơ, tài liệu quan trọng được duy trì bảo mật trong suốt quá trình vận chuyển. Ngay khi đến văn phòng mới, phải tiến hành kiểm tra xem thùng có còn nguyên hiện trạng hay không, số lượng đồ đạc bên trong có bị giảm sút hay không, tránh trường hợp mất mát hay thiếu sót tài liệu cần thiết.
Một thao tác quan trọng không kém mà mỗi nhân viên đều có thể chủ động thực hiện đó chính là sao lưu dữ liệu quan trọng trước khi chuyển văn phòng. Hãy nhớ lưu trữ bản sao ở địa điểm an toàn khác hoặc trên nền tảng lưu trữ đám mây. Đồng thời trước khi chuyển văn phòng, bạn hãy xem xét và tìm cách huỷ bỏ các tài liệu, hồ sơ không cần thiết để giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
Các thiết bị điện tử trong văn phòng như máy tính, điện thoại, máy in đều là những tài sản có giá trị nên doanh nghiệp cần có sự đảm bảo là chúng được giám sát trong suốt quá trình vận chuyển đến địa điểm văn phòng mới. Tất cả máy tính phải cài đặt mật khẩu cá nhân để bảo vệ và khóa an toàn, đảm bảo chắc chắn không một ai có thể xâm nhập để ăn cắp dữ liệu trong máy tính của bạn. Đối với những file tài liệu tuyệt mật, bạn cũng nên đặt mật khẩu riêng để nâng cao tính bảo mật hơn.
Đến thời điểm chính thức chuyển văn phòng, công ty cần đảm bảo tất cả nhân viên đều đã hiểu rõ các quy định về bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt trong quá trình di chuyển. Mặc dù có sự giám sát chặt chẽ đối với bên đối tác vận chuyển nhưng tốt nhất là doanh nghiệp vẫn nên cử ra người đại diện để trực tiếp cất giữ những tài liệu quan trọng nhất, chịu trách nhiệm di chuyển đến văn phòng mới.
Lời kết
Bằng cách tuân thủ các biện pháp bảo mật thông tin khi chuyển văn phòng trên đây, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình chuyển đổi trụ sở. Quý doanh nghiệp hãy hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín như Hãng taxi tải Thành Hưng để trải nghiệm dịch vụ trọn gói và đáng tin cậy, giúp bảo vệ thông tin của doanh nghiệp, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất cắp tài liệu nữa. Chúc công ty bạn vận chuyển thuận lợi và suôn sẻ nhé!
Xem thêm: Tuyệt chiêu phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng
Nhân viên tư vấn – Thành Hưng Group
Chuyên gia phân tích và tư vấn lộ trình vận chuyển của Thành Hưng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và hỗ trợ điều phối kho hàng
Sở thích: tìm hiểu kiến thức chuyên sâu về phong thủy, trang trí không gian nhà cửa